【人事世界】澳洲Payroll常見的薪酬錯誤 – Sydney HR的日與夜

澳洲Payroll 可能係全世界最錯綜複雜的，相信做Payroll嘅朋友會十分認同。Payroll 驟眼睇不過係企業日常運作中一項例行行政工作，但實際上涉及僱傭法例、Modern Awards、Enterprise Agreements、工時管理、假期權益及退休金供款等多個範疇。Payroll 出錯不單會造成財務損失，更可能演變成違反勞工法例、欠薪及企業聲譽受損等問題。

根據 Fair Work Ombudsman（FWO）2025–26 年度資料，監管機構在該年度追回約4.53億澳元欠薪，涉及超過181,000名員工。這個數字反映澳洲企業在薪酬合規方面仍然面對相當大的挑戰。不過，追回欠薪的金額並不等同所有薪酬錯誤的總額，也不能單憑這個數字判斷錯誤發生率。

澳洲企業最值得關注的薪酬錯誤，首先是錯誤理解 Modern Awards 及員工職級分類。員工的實際工作職責、技能及責任，未必與企業當初設定的職級一致。如果員工應該獲得較高的薪酬級別，企業卻一直按照較低級別支付工資，便可能形成持續性的欠薪。這個問題在製造業、零售、酒店餐飲及護理服務業尤其值得留意。

其次是加班費、輪班津貼及額外時段工資計算錯誤。星期六、星期日、公眾假期、下午班及夜班的工資安排，往往因不同 Award 而有所差異。如果企業沒有正確記錄員工的實際工作時間，或者薪酬系統未能準確套用相關規定，便容易出現少付工資的情況。

假期計算亦是另一個容易被忽略的範疇，包括年假及病假的累積、扣減、Annual Leave Loading，以及輪班員工的假期安排。此外，津貼、最低受聘時數、Superannuation 供款、離職最後薪酬及年薪制員工的 Award 權益核對，同樣是企業需要定期審查的項目。

問題背後其實不只是薪酬人員計算失誤。Australian Payroll Association 2025 年調查顯示，企業最大的薪酬管理挑戰是不同系統之間整合不佳，其次是薪酬科技及工作流程，以及未能緊貼法例更新。這反映問題可能早在資料輸入及工作流程階段已經出現，例如 HRIS、排班系統、工時紀錄與 Payroll 未能有效整合，最終令錯誤資料進入薪酬計算程序。

對企業而言，Payroll 不應只被視為 HR 或 Finance 部門的行政責任。HR 必須確保員工分類及僱傭條件正確，Operations 必須準確記錄工時及排班，Finance 則需要確保薪酬及法定供款符合要求。管理層亦應建立定期審核制度，尤其針對 Award 分類、加班費、津貼、假期及退休金供款進行抽查。

隨著澳洲於2026年7月1日實施 Payday Super，僱主亦需要適應新的退休金付款安排，確保供款能夠按照新規定及時到達員工的退休金基金。這進一步提高了企業對薪酬系統準確性及內部控制的要求。

Payroll 的核心並不只是準時出糧，而是確保每一名員工都獲得正確的薪酬及應有權益。企業真正需要管理的，不只是計算錯誤，而是錯誤背後的制度、流程及監督問題。當薪酬管理缺乏有效管治，即使只有一個小小的設定錯誤，也可能演變成涉及數百甚至數千名員工的系統性欠薪問題。

作者：Sydney HR 的日與夜

關於作者：作者為一企業人事部職員，同時為合資格Life Coach，國際九型人格師、MBTI及DISC Advance持牌培訓師。最鍾意玩玩具同寫下嘢。現我城隕落，無比哀嘆，盼一盡綿力，將文化保存，以文會友，抒發一下。這篇文章，歡迎轉載。

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